Técnicas básicas para la administración del inventario.
Técnicas básicas para la administración del inventaro: Operar bien el inventario es una parte fundamental para tener un negocio rentable. En este artíclo encontrarás:
¿Que es la administración de inventario?
¿Por que es importante la administración de inventario?
Técnicas básicas de administración de inventario
Tecnología para automatizar el manejo y administración del el inventario.
Optimización de inventarios.
¿Qué es la administración de inventario?
Administración de inventario es la actividad de ordenar, registrar las transacciones, recibir, almacenar, entregar productos a lo largo de la cadena de suministro. Es una tarea básica si se busca entregar a los clientes internos o externos la mezcla correcta de productos. Existen muchas técnicas que te ayudan a realizar una mejor adiministración del inventario y aqui te exponemos algunas de ellas.
¿Por qué es importante la administración de inventario?
La administración de inventarios es importante porque te ayuda a incrementar las ventas, reducir costos y tener un excelente servicio al cliente. Específicamente es importante porque:
Incrementa la venta: Tener el producto correcto de forma oportuna te ayuda a satisfacer la demanda de tus clientes, te ayuda a no tener faltantes que te perjudican en la venta.
Reduce el costo: El inventario tiene un costo de Almacenamiento, Operación y financiero. Mantener el inventario en el más bajo nivel posible te ayuda a tener costos bajos
Mejora el servicio al cliente: Tener el inventario correcto en el momento correcto y satisfacer la demanda de los clientes en la mayoría de los casos ayuda a tener clientes satisfechos.
En generarl tener una ejecución de las técnicas básicas de administración de inventario ayuda de forma importante a que tu negocio prospere.
Técnicas básicas de administración del inventario
Existen muchas técnicas para la administración de inventario. Cuales son las que se tienen que usar dependen de factores como: tipo de producto, cantidad de movimiento, tamaño del negocio, costo de cada actividad, etc. Cada actividad tiene ventajas y desventajas así cómo costos asociados. Las técnicas básicas son las siguientes:
1.- Pronóstico de demanda.
Es la actividad de predecir la demanda futura de tus productos y es algo que todo negocio debería hacer. Si puedes pronósticar bien la demanda asegurarás tener el inventario en el nivel correcto para no tener sobrantes o faltantes. El pronóstico de demanda es una técnica que exige estadísticas (Historial) de la operación del inventario. Existen formas muy básicas de pronóstico así como formas mas avanzadas que emplean IA.
Algunas de las formas más comunes de pronóstico incluyen: Promedios móviles, suavizamiento exponencial, análisis de series de tiempo. La técnica usada depende de las características del negocio. Independientemente de la técnica que se elija un pronóstico utiliza sus datos históricos y sí hubo mal servicio al cliente requerirá ajustes importantes. el pronóstco debe ser validado con la experiencia que tienen en el negocio ya que puede ocasionar faltantes o sobrantes de producto.
2.- Análisis ABC
Cuando tenemos catálogos de productos medianos o grandes es útil clasificar los productos mediante un análisis ABC que categoriza los productos de acuerdo a la importancia del negocio, la clasificación utiliza la ley de Pareto y se clasifican en 3 categorias.
Productos A: Son los productos que hacen el 80% de las ventas y que generalmente serán el 20% de los productos.
Productos B: Son los productos que hacen el 15% de las ventas que no forman parte de los productos A y que generalmente hacen el 30% de la linea de productos.
Productos C: Son el resto de los productos que no caen en la categoría A o B.
Se pueden hacer modificaciones a este análisis, por ejemplo el ABC de la línea de lácteos en un autoservicio. Y si aún son muchos productos de puede utilizar la misma regla para clasificar los productos A en AAA, AA y A.
La regla es muy útil porque nos permite enfocar nuestro esfuerzo en los de mayor venta, también nos permite tomar decisiones sobre la linea de productos.
3.- Inventario de seguridad.
Es una cantidad adicional de inventaio (Inventario de seguridad) que mantienes para cubrir la demanda inesperada o retrasos. El inventario de seguridad te permite garantizar las existencias. El monto se determina considerando la variabilidad de la demanda, el tiempo de entrega, el costo de los faltantes y el costo de tener el inventario.
4.- Puntos de reorden.
Es el punto en el que se debe colocar un nuevo pedido. El punto de reorden es específico para cada producto y se calcula usando la venta promedio diario o el pronóstico de demanda, el tiempo que tarda en llegar el pedido.
5.- Máximos y mínimos.
Los máximos y mínimos son los niveles entre los que se debe mantener el inventario. Se calculan usando el pronóstico de demanda diaria, los dias de inventario que debemos tener, el tiempo de espera del proveedor, etc. El problema con máximos y minimos es que no considera variaciones de demanda ya que generalmente se dejan como valores fijos.
6.- Software de administración de inventario
El software es una herramienta que te ayuda a administrar el inventario, y es capaz de registrar las operaciones, pronosticar la demanda, colocar ordenes de compra. El mejor software depende del negocio en el que estés y en el tamaño. Es importante que cuando evalúes software de manejo de inventario considreres cuales de éstas técnicas te permite manejar.
7.- PEPS y UEPS
PEPS y UEPS son dos métodos de manejo de invetario que determinan cuál inventario se mueve primero, sí el que llega primero o el que llega al final. Cuando la caducidad del producto es relevante el PEPS siempre es el que se use.
8.- Inventario de consignación.
El inventario a consignación es muy útil porque nos permite tener en inventario productos cuya propiedad es del proveedor. Y la propiedad del producto cambia cuando el producto se vende. Esto indudablemente disminuye el costo financiero del inventario. Sin embargo, en la práctica tiene sus complicaciones porque hemos visto que puede tenerse el mismo producto en consignación y comprado lo que requiere tener registros y ubicaciones separadas para ambos inventarios.
9.- Orden económica de compra.
Orden económica de compra ayuda a determinar la cantidad óptima del pedido de tal forma que minimice el costo del inventario.
10.- Inventario perpetuo
El inventario perpetuo es la actividad de registtrar continuamente las operaciones de inventario de tal forma que tengamos actualizado siempre los niveles de inventario. Es una actividad que demanda trabajo y es costosa, regularmente cualquier buen software de manejo de inventarios realiza esta tarea.
11.- Lote económico de compra.
Orden mínima de compra es la cantidad mínima que debe pedirse al proveedor.
12.- Múltiplo de compra.
En el momento de colocar el pedido se tiene que colocar en múltiplos de este valor, eso ayuda a evitar fracciones o a agrupar el producto en la cantidad que vienen en el corrugado o empaque.
13.- Manejo de caducidades
Existen muchos productos que requieren cuidar la caducidad: Medicamentos, alimentos, etc. Para el manejo de la caducidad en el inventario perpetuo se requiere manejar el lote y las salidas de inventario se tienen que realizar del producto más viejo al más nuevo. El PEPS asegura la salida del primero en llegar pero no siempre resulta ser el más viejo. También se requiere tomar acciones sobre el producto con caducidades próximas y deshechar el producto caduco.
14.- Inventarios físicos.
Para realizar inventarios físicos correctos se reqquiere que el almacén se acomode, se cuadren tarimas. Que el personal esté familiarizado con los productos. Es útil contar con computadoras de mano para realizar un trabajo más rápido. Una vez que se tiene el inventario físico se deben investigar y autorizar los ajustes al inventario perpetuo. Los inventarios físicos deben planificarse y regularmente hay Inventarios totales, Inventarios rotativos o inventarios específicos.
15.- Costeo del inventario
Existen muchas maneras de valuar el inventario, en México el sugerido por el SAT es el de promedios, pero se pueden usar UEPS, PEPS. También se puede realizar el costeo del inventario a último costo o con el costeo de detallistas.