15 técnicas para mejorar la administración de inventarios
15 técnicas para mejorar la administración de inventarios nos permiten entender algunas de las prácticas y los procesos de control y administración de inventario. Administrar correctamente el inventario no significa simplemente saber cuánto producto existe en el almacén. También implica decidir cuánto comprar, cuándo reabastecer, qué productos requieren mayor control, cuánto inventario de seguridad mantener y cómo evitar faltantes, sobrantes, mermas y diferencias.
Para hacerlo existen distintas técnicas de administración de inventarios. Algunas ayudan a planear las compras y el reabasto; otras permiten clasificar los productos, controlar la rotación o verificar que las existencias físicas coincidan con el sistema.
En este artículo explicamos las principales técnicas y, sobre todo, cuándo resulta útil aplicar cada una.
Contenido
- ¿Qué es la administración de inventarios?
- Importancia de la administración de inventarios
- Objetivos de una buena administración de inventarios
- Técnicas para planear cuánto inventario mantener
- Técnicas para clasificar y priorizar productos
- Técnicas para controlar la rotación
- Técnicas para verificar las existencias
- Indicadores para medir el desempeño del inventario
- ¿Cuándo necesitas software para administrar el inventario?
- Conclusión
¿Qué es la administración de inventario?
Administración de inventario es la actividad de ordenar, registrar las transacciones, recibir, almacenar, entregar productos a lo largo de la cadena de suministro. Es una tarea básica si se busca entregar a los clientes internos o externos la mezcla correcta de productos. Existen muchas técnicas que te ayudan a realizar una mejor adiministración del inventario y aqui te exponemos algunas de ellas.
¿Por qué es importante la administración de inventario?
La administración de inventarios es importante porque te ayuda a incrementar las ventas, reducir costos y tener un excelente servicio al cliente. Específicamente es importante porque:
Incrementa la venta: Tener el producto correcto de forma oportuna te ayuda a satisfacer la demanda de tus clientes, te ayuda a no tener faltantes que te perjudican en la venta.
Reduce el costo: El inventario tiene un costo de Almacenamiento, Operación y financiero. Mantener el inventario en el más bajo nivel posible te ayuda a tener costos bajos
Mejora el servicio al cliente: Tener el inventario correcto en el momento correcto y satisfacer la demanda de los clientes en la mayoría de los casos ayuda a tener clientes satisfechos.
En generarl tener una ejecución de las técnicas básicas de administración de inventario ayuda de forma importante a que tu negocio prospere.
Objetivos de la administración de inventarios
El objetivo de una buena administración de inventarios es mantener el equilibrio entre la disponibilidad de producto, el costo de conservarlo y la eficiencia de la operación.
Para lograrlo, la empresa debe buscar principalmente:
Balancear el costo de tener inventario con el costo de no tenerlo cuando se requiere, evitando tanto el exceso de existencias como los faltantes.
Realizar las maniobras de inventario de forma rápida y al menor costo posible, incluyendo recepciones, almacenamiento, surtido, traspasos, conteos y embarques.
Minimizar las pérdidas provocadas por mermas, daños, caducidades, robos, obsolescencia o errores operativos.
Mantener un registro preciso de las existencias, de forma que la información del sistema corresponda con el inventario físico disponible.
Asegurar la disponibilidad de los productos necesarios para atender la demanda y mantener la continuidad de la operación.
Una administración eficiente del inventario no busca simplemente tener más o menos producto, sino tener la cantidad adecuada, con información confiable y con una operación eficiente para moverlo y controlarlo.
Técnicas básicas de planeación del inventario
Existen muchas técnicas para la administración de inventario. Cuales son las que se tienen que usar dependen de factores como: tipo de producto, cantidad de movimiento, tamaño del negocio, costo de cada actividad, etc. Cada actividad tiene ventajas y desventajas así cómo costos asociados. Las técnicas básicas son las siguientes:
- Pronóstico de demanda: Se realiza un pronóstico de la demanda y en función de ésta y de los tiempos de los proveedores y otros parámetros se planean las reposiciones.
- Máximos y mínimos: El más común, se calculan para cada producto los máximos y mínimos y en función de esto se realizan las reposiciones.
- MRP: Utilizado en manufactura en donde se busca tener cero inventarios. El inventario se calcula en función de las ordenes de producción
Técnicas de priorización y clasificación de inventarios
- Análisis ABC: clasifica los productos según su importancia económica, normalmente por valor de consumo, ventas, margen o movimiento.
- Análisis XYZ: clasifica según la variabilidad o predictibilidad de la demanda; X es más estable y Z más irregular.
- ABC-XYZ: combina importancia económica y comportamiento de la demanda para definir políticas diferentes por producto.
- Clasificación por rotación: separa productos de alta, media, baja o nula rotación.
Existen otras técnicas de priorización y clasificación, pero éstas son las más importantes,
Técnicas para controlar la rotación
- PEPS / FIFO (First In, First Out): se utiliza primero el inventario que entró antes, evitando acumulación y envejecimiento.
- FEFO (First Expired, First Out): se da salida primero al producto con fecha de caducidad más próxima.
- Políticas de salida por lote: permiten definir qué lote debe surtirse primero según antigüedad, caducidad o condición.
- Depuración de inventario obsoleto: identifica productos sin movimiento para rematarlos, devolverlos, sustituirlos o darlos de baja.
Técnicas para verificar existencias
Para poder verificar las existencias es necesario tener un registro detallado de las entradas y las salidas de tal forma que tengamos un inventario teórico.
Para verificar las existencias recomendamos:
- Realizar inventarios completos periódicos si son pocos productos y se puede realizar en poco tiempo. Investigar las diferencias con el teórico.
- Inventarios rotativos. Plan cíclico de inventarios en donde se inventarían secciones de la bodega, o grupos de productos periódicamente. Se investigan las diferencias y se realizan ajustes.
- Inventarios contingentes son inventarios de productos o líneas de producto en donde se identifica alguna anomalía durante la operación. Por ejemplo, el sistema dice que no existe pero físicamente se encuentra.
Indicadores de gestión de inventario
Los indicadores de gestión de inventario nos permiten identificar los problemas de una forma rápida.
| Indicador | Qué nos dice |
|---|---|
| Exactitud del inventario | Qué tan bien coincide la existencia física con la registrada en el sistema. |
| Rotación de inventario | Cuántas veces se renueva el inventario en un periodo. |
| Días de inventario | Cuántos días, en promedio, permanece o alcanza el inventario disponible. |
| Nivel de servicio por volumen | Qué porcentaje de las unidades solicitadas por los clientes logramos entregar. |
| Nivel de servicio por variedad | Qué porcentaje de los productos o SKU solicitados logramos surtir. |
| Nivel de servicio del proveedor por volumen | Qué porcentaje de las unidades solicitadas al proveedor fueron realmente recibidas. |
| Nivel de servicio del proveedor por variedad | Qué porcentaje de los productos o SKU solicitados al proveedor fueron entregados. |
| Merma | Qué cantidad o porcentaje del inventario se pierde por daño, caducidad, robo, diferencias u otras causas. |
¿Cuándo es indispensable el software para administrar el inventario?
El software se vuelve necesario cuando controlar el inventario deja de ser solamente registrar cantidades y comienza a requerir coordinación, trazabilidad, velocidad y datos confiables para tomar decisiones.
Conclusión de las Técnicas de administración de inventarios
Una buena administración de inventarios busca algo más que conocer cuántas existencias hay en el almacén. Su objetivo es mantener el equilibrio entre disponibilidad, costo, nivel de servicio y eficiencia operativa.
Para lograrlo es necesario combinar distintas prácticas: planear cuánto inventario mantener, clasificar y priorizar los productos, controlar su rotación, medir el desempeño mediante indicadores y asegurar que la información física coincida con la registrada en el sistema.
A medida que aumenta la cantidad de productos, movimientos, almacenes o personas involucradas, también aumenta la complejidad. En ese punto, apoyarse en tecnología deja de ser únicamente una mejora administrativa y se convierte en una forma de obtener trazabilidad, velocidad y datos confiables para tomar mejores decisiones.
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