Control de inventarios y almacenes para reducir diferencias y pérdidas
Con el control de inventario y almacenes mejoramos la recepción, los conteos, el surtido, los embarques, el reabasto y la trazabilidad para que el inventario físico coincida con el sistema. Integramos Odoo ERP, aplicaciones móviles, handhelds, código de barras, RFID o WMS según la complejidad de cada operación.
No empezamos por la tecnología
El problema de inventario puede estar en el sistema, en los procesos, en la distribución física del almacén, en la falta de responsabilidades, en el registro tardío o en la ausencia de validaciones. Antes de recomendar una APP, un ERP o un WMS, revisamos dónde se originan realmente las diferencias.
Problema identificado y posible solución
La solución adecuada depende del origen del problema. Las capturas en papel pueden resolverse con una APP móvil; la información aislada, mediante un ERP o una integración; y los almacenes con ubicaciones complejas, con un WMS. Cuando existen errores de identificación, pueden utilizarse códigos de barras o RFID, mientras que las diferencias de inventario requieren trazabilidad y autorizaciones. Los faltantes o excesos recurrentes deben atenderse mediante pronósticos y reglas de reabasto, y los procesos mal definidos mediante un rediseño operativo.
El inventario falla en tu proceso y en el sistema
Operaciones sin verificación
Al igual que contamos el dinero en repetidas ocasiones, las operaciones de inventario deben atenderse de la misma forma.
Mermas
La mercancía se echa a perder y causa mermas al inventario por una rotación inadecuada o por malos manejos.
Responsabilidad de todos
Cuando no existe un responsable claro de la operación se convierte en una fuente de fugas y problemas.
Operación ineficiente
Cuando existen miles de productos, múltiples ubicaciones o rutas de surtido mal definidas, el personal pierde tiempo buscando mercancía y realizando recorridos innecesarios.
Errores en el registro o errores de dedo
El registro posterior de los movimientos con frecuencia produce errores de captura que pueden convertirse en operaciones mal intencionadas.
Falta de segregación y auditoría
Cuando una misma persona puede registrar, ejecutar y validar una operación sin controles independientes, aumentan los errores, las diferencias y el riesgo de movimientos no autorizados.
Control de inventario y almacenes: procesos que podemos automatizar
Recepción de mercancía
Recepción de mercancía con handheld y/o lector de código de barras validada contra orden de compra en 2 pasos para tener doble verificación.
Inventario físico
Realización de inventario físico con 1 o más conteos, comparación automática contra inventario teórico, obtención y aplicación de ajustes.
Surtido de pedidos
Organización de las olas de picking, rutas internas, prioridades, validación por código de barras o RFID. Manejo de diferentes unidades de medida, caducidades, lotes y ubicaciones de almacén
Entrega y embarque
Entrega y embarque, validación de pedidos, preparación por ruta, control de andenes, evidencia de salida, elaboración de carta porte, trazabilidad del viaje y confirmación de entrega
Mercancía a bordo
Inventarios de mercancía a cargo de un vendedor (venta a bordo). Trabaja con nuestra solución de Field2Sales (F2S) y con nuestra APP de inventarios. Durante la liquidación se comparan las cargas, ventas, devoluciones, cobros y existencias físicas para identificar, documentar y resolver cualquier diferencia.
Trazabilidad
Cada una de las operaciones registra el usuario, la fecha y hora permitiendo la trazabilidad completa de cada pieza de mercancía.
Reabasto y transferencias
Cálculo de máximos y mínimos o del pronóstico de ventas para crear reposiciones de almacén automatizadas. Movimientos entre almacenes, sucursales, ubicaciones, rutas, unidades y zonas de surtido.
Validaciones automatizadas
Mediante el registro de las dimensiones y el peso de los productos, podemos validar automáticamente el contenido de una caja y detectar posibles errores de surtido.
Handhelds para registrar el inventario donde ocurre la operación
Usamos dispositivos móviles y handhelds con nuestra app para que el personal registre recepciones, conteos, surtidos, entregas, ajustes y transferencias en el momento en que suceden. Esto reduce recapturas, errores manuales y diferencias entre el inventario físico y el sistema.
Algunas de las operaciones son:
- Escaneo de código de barras
- Soluciones de RFID.
- Validación de producto.
- Captura por piezas o kilos o por piezas y kilos.
- Manejo de lotes.
- Manejo de fechas de caducidad.
- Confirmación de ubicación.
- Evidencia de diferencias.
- Operación en almacén, ruta o piso.
Control de inventario y almacenes por unidades, peso, volumen, lotes, caducidad y ubicación
No todos los inventarios se manejan igual. Hay productos que se controlan por pieza, otros por kilo, lote, serie, fecha de caducidad o combinación de unidades. Diseñamos el flujo para que la operación pueda recibir, surtir, transformar, devolver o embarcar productos con las reglas correctas de control.
WMS con Odoo o con una plataforma especializada
Para muchas empresas, Odoo puede cubrir adecuadamente la operación de inventario y almacén. Sin embargo, cuando el almacén tiene alto volumen, muchas ubicaciones, miles de SKU, reglas complejas de surtido, automatización, andenes, cuarentenas o trazabilidad avanzada, puede convenir un WMS más robusto.
En Core evaluamos la operación antes de recomendar la solución: Odoo, Odoo con personalización, integración con WMS especializado o una arquitectura híbrida.
Control de inventario y almacenes: La operación
Cada almacén demanda que el sistema considere la operación del almacén: ubicaciones, forma de entrega, forma de recepción, métodos de surtido, tipo de operación, tipos de producto, personal responsable. Posiblemente se requieran implementar cambios en las formas de operación actuales.
Control de inventario y almacenes: requiere trazabilidad
Cada movimiento de inventario debe poder explicarse: quién lo hizo, cuándo ocurrió, qué producto se movió, de dónde salió, a dónde llegó, qué documento lo originó y qué impacto tuvo en ventas, compras, producción, logística o contabilidad.
Integración con Odoo
Cuando el inventario se integra con Odoo ERP, el inventario se alimenta de ventas, compras, manufactura, facturación, costos, logística y reportes.
¿Qué gana tu empresa?
Considera que cada punto que reduzcas los ajustes de inventario, o cada mejora en el servicio al cliente es dinero que impacta de forma directa tus utilidades.
Experiencia en operaciones de inventario.
Hemos trabajado con operaciones de inventario tanto en empresas comercializadoras como en la industria, incluyendo organizaciones con múltiples almacenes, subalmacenes, ubicaciones internas y catálogos de gran tamaño.
Caso: cadena de autoservicio.
La operación incluía aproximadamente 20,000 productos distribuidos en 60 categorías, dos tiendas de gran formato, una vinatería, una papelería, ocho tiendas medianas y un centro de distribución.
El proyecto se enfocó en mejorar la rentabilidad y disponibilidad del inventario mediante tres acciones principales:
- Depurar las líneas de producto, identificando artículos de baja rentabilidad sin eliminar categorías estratégicas.
- Establecer una metodología más precisa para pronosticar la demanda.
- Asignar espacios fijos en anaqueles mediante planogramas, de acuerdo con la rotación y características de cada producto.
Esto permitió ordenar el surtido, mejorar el aprovechamiento del espacio y contar con mejores criterios para las decisiones de compra y suministro.
Caso: operación industrial.
La empresa manejaba cerca de 50,000 productos, incluyendo materias primas, refacciones, productos intermedios y productos terminados. La estructura comprendía una refaccionaria industrial, 13 razones sociales y cinco grupos de productos diferentes.
Uno de los principales retos era que muchos productos intermedios eran utilizados por varias empresas, pero cada razón social mantenía su propio catálogo, con diferencias en claves, descripciones y criterios de clasificación.
Uniformamos y depuramos los catálogos para construir un catálogo consolidado. Esta normalización permitió establecer una base común para la implementación del ERP, reducir duplicidades y facilitar el control de productos compartidos entre las distintas empresas.