Optimización de inventarios. Muchas pequeñas empresas dedicadas a la venta al detalle en casi cualquier parte del mundo puede ser que presenten casos similares. En este caso el proceso de análisis resultó en acciones que provocaron un incremento casi inmediato en las ventas del 10% y un incremento en utilidades muy significativo.
La situación que presentaba.
Objetivo del proyecto.
Proceso de solución.
Pasos de solución.
Reposición de inventario.
Construcción del modelo.
Hallazgos.
Acciones tomadas.
Resultados.
Objetivo del proyecto
Mejorar las utilidades y la sostenibilidad del negocio.
Para mejorar las utilidades solo existen tres caminos no excluyentes: Aumentar los margenes, aumentar las ventas, reducir los gastos y costos. El remedio es simple, pero como hacer las cosas sin afectar a los clientes, la moral del equipo de trabajo y además hacerlo rápido.
La situación
Un negocio que tiene muchos años operando, el negocio tiene 8 tiendas de autoservicios 2 de ellas de mas de 1000M2 y el resto son pequeños autoservicios que manejan entre 5,000 y 12,000 artículos diferentes (SKU’s). Adicionalmente, los negocios estan agrupados en 4 razones sociales y todas excepto 1 comparten el catálogo de artículos. También tiene un centro de distribución desde donde se surten todos los productos a las tiendas excepto los de proveedores directos como el de refrescos.
El negocio cuenta con un ERP sólido (SAP B One) y un sistema de punto de venta el personal es disciplinado y tienen un orden operativo adecuado que se ve en la limpieza de pasillos y el orden en los anaqueles. Sin embargo, las utilidades son demasiado bajas y las ventas no se han reducido significativamente a pesar de la competencia. La política de precios es muy sencila con un márgen de utilidad uniforme del 15%.
Uno de los problemas muy visibles que enfretaba el negocio es la rotación del personal y la dificultad para formar un Gerente de Tienda que tuviera las habilidades necesarias para operar correctamente la tienda.
El propietrio no encontraba el origen de los problemas y existía una gran resistencia a los cambios.
Proceso de solución
Análisis de las opciones de solución:
Reducir gastos: La plantilla de personal existente es apenas lo suficiente para operar los autoservicios, lo que no hace posible un recorte de gastos, los niveles de rentabilidad en tiendas son similares, lo que no hace viable cerrar unidades de negocio.
Aumentar margenes: Implica aumentos de precios que pueden resultar en pérdida de ventas no es una medida que se pueda tomar a la ligera y requiere análisis para poder efectuar ajustes sin impactos significativos en ventas.
Aumentar las ventas: Existen solo 2 formas de aumentar las ventas en un autoservicio: Venderle mas a los mismos clientes, aumentar los clientes. La segunda opción no es tan simple dado que la ubicación geográfica es determinante para la atracción de clientes. Vender mas a los mismos clientes significa mejorar la calidad del surtido (Optimización de inventarios). Ambas cosas requieren análisis.
Los reportes entregados por el ERP no permiten evaluar el nivel de la calidad del surtido.
Cualquier alternativa requiere más análisis para poder determinar el riesgo de las decisiones y abatirlo..
La forma más rápida de obtener una utilidad era optimizar el inventario, esto es, mejorar la calidad del surtido.
Optimización de inventarios: Pasos para mejorar el surtido.
Definición: Un buen surtdo significa tener un nivel de servicio del inventario alto que evite en su mayor parte los faltantes y que evite los sobrantes. Los pasos para alcanzar el objetivo fueron.
1.- El proceso para facilitar los cambios que era un proyecto paralelo de Gestión del cambio.
2.- Ajustar el proceso de reposición de inventario.
3.- Construir un modelo que permita ajustar los niveles de reposición de inventario y medir el nivel de servicio para optimizar el inventario.
En los autoservicios un buen nivel de servicio significa que el cliente encontrará lo que busca en al menos el 90% de los casos. el gran problema es como puedes medirlo si no sabes que fué lo que el cliente NO encontró. Y la pregunta “Encontró todo lo que buscaba” en realidad no puede resolver el indicador de nivel de servicio.
El proceso de resurtido
Las tiendas colocan su pedido de resurtido al Cedis o al proveedor directo. En el caso de que recurrentemente tengan faltantes aumentan la cantidad a pedir en la siguiente ocasión en el SKU prticular.
Compras realizar compras de producto con los niveles de reposición sugeridos por el ERP para la bodega.
Aunque el proceso parece correcto, el problema es un aumento en el nivel de inventario requerido en la tienda no significa que el CEDIS realice la misma operación. Como resultado encontranos tiendas con excedentes de algun producto y tiendas con faltantes del mismo SKU. De modo que habia que ajustar el proceso. Estos niveles de resulrtido se ajustaban en base a la experiencia de los genrentes sin análisis.
Construcción del modelo de optimización de inventarios.
La demanda con la que trabaja el Cedis debe ser la demanda global de las tiendas.
1.- Construcción de un DataWarehouse con las ventas por dia, semana, mes por tienda, que permita la consolidación de las ventas.
2.- Clasificación de categorias de producto en ABC.
3.- Clasificación de productos dentrro de la categoría en AAA, AA, A, B, C.
4. Cálculo del pronóstico de demanda en base a historicos por linea y por producto.
5.- Herramienta para el cálculo de máximos y minimos y reposición de inventario en función del tiempo de surtido de proveedor, pronóstico de demanda.
6.- Cálculo de nivel de servicio del inventario. Para ello se identifican los faltantes del dia, se estima la venta perdía y se cacula el indicador.
Hallazgos
Existian productos A que son los de mayores ventas no presentes en algunas tiendas.
Los niveles de servicio en diversos productos categoria A eran inferiores al 70%
Existian productos con rotaciones muy bajas presentes en las tiendas.
Al personal le costaba mucho trabajo tomar decisiones con los analíticos.
Acciones tomadas.
1.- Incluir de manera forzada los productos clasificados como A en todas las tiendas.
2.- Eliminar el resultido de diversos productos clasificados como C dentro de una categoría para mejorar el espacio disponible.
3.- Ajustar los maximos y minimos que utilizan para el resurtido de tiendas en función de los calculados con la revisión de los Gerentes.
4.- Capacitar a los gerentes en el uso de la herramienta y darles soporte.
5.- Evitar que los gerentes hagan ajustes a los maximos y mínimos y realizarlo de con ayuda de la herramienta.
6.- Mejorar el proceso y los indicdores para evaluar la exhibición.
7.- Revisión de margenes en las categorias B y C (Pasaron al 18 o 20%)
Resultados obtenidos con la optimización de inventarios.
1.- La venta de productos se incremento 10% solo con los ajustes en las categorias A (Lácteos, Bebidas, Frutas y Verduras).
2.- Aumento significativo en las utilidades. Un aumento del 10% en ventas resultó en un aumento del 80% de las utilidades. Dado que las utilidades per se no estan en función de la venta sino que es la venta – costos – gasto. El porcentaje se calcula sobra las utilidades pasadas. El amento de la utilidad corresponde al 1.5% de la venta (Muy significativo).
Ver: Administración del inventario – (core.com.mx), Analítica – CORE